1.
Adapun yang dimaksud dengan “arsip”
ialah :
a. Naskah-naskah
yang dibuat dan diterima oleh Lembaga-lembaga Negara dan Badan-
badan Pemerintahan dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan tunggal
maupun berkelompok, dalam rangka pelaksanaan kegiatan pemerintahan ;
badan Pemerintahan dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan tunggal
maupun berkelompok, dalam rangka pelaksanaan kegiatan pemerintahan ;
b.
Naskah-naskah yang dibuat dan diterima
oleh Badan-badan Swasta dan/atau
perorangan, dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun
berkelompok, dalam rangka pelaksanaan kehidupan kebangsaan.
Perbedaan antara fungsi arip dalam tata Pemerintahan dan fungsi dalam kehidupan
nasional terdapat dalam tugas Pemerintah yakni pengamanan dari pada
pertanggungjawaban di bidang Nasional dan di bidang Pemerintahan.
perorangan, dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun
berkelompok, dalam rangka pelaksanaan kehidupan kebangsaan.
Perbedaan antara fungsi arip dalam tata Pemerintahan dan fungsi dalam kehidupan
nasional terdapat dalam tugas Pemerintah yakni pengamanan dari pada
pertanggungjawaban di bidang Nasional dan di bidang Pemerintahan.
2.
Fungsi Arsip
a.
Fungsi arsip membedakan :
Arsip dinamis yang dipergunakan secara langsung dalam perencanaan, pelaksanaan,
penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya atau dipergunakan secara
langsung dalam penyelenggaraan administrasi Negara;
Arsip dinamis yang dipergunakan secara langsung dalam perencanaan, pelaksanaan,
penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya atau dipergunakan secara
langsung dalam penyelenggaraan administrasi Negara;
b. Arsip
statis, yang tidak dipergunakan secara langsung untuk perencanaan,
penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya maupun untuk penyelenggaraan
sehari-hari administrasi Negara.
Arsip merupakan sesuatu yang hidup, tumbuh, dan terus berubah seirama dengan tata
kehidupan masyarakat maupun dengan tata pemerintahan.
penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya maupun untuk penyelenggaraan
sehari-hari administrasi Negara.
Arsip merupakan sesuatu yang hidup, tumbuh, dan terus berubah seirama dengan tata
kehidupan masyarakat maupun dengan tata pemerintahan.
Menurut Undang-Undang
(UU) Nomor 43 Tahun 2009 mengenai Kearsipan, beberapa pengertian mengenai
arsip dan kearsipan telah terangkum di dalam Bab I Ketentuan Umum Pasal 1.
Berikut ini pengertian arsip
dan kearsipan menurut UU No. 43 Tahun 2009:
- Kearsipan adalah hal-hal yang berkenaan dengan arsip.
- Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa
dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi
informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara,
pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik,
organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan
bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara.
- Arsip dinamis adalah arsip yang digunakan secara langsung
dalam kegiatan pencipta arsip dan disimpan selama jangka waktu tertentu.
- Arsip vital adalah arsip yang keberadaannya merupakan
persyaratan dasar bagi kelangsungan operasional pencipta arsip, tidak
dapat diperbarui, dan tidak tergantikan apabila rusak atau hilang.
- Arsip aktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya
tinggi dan/atau terus menerus.
- Arsip inaktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya
telah menurun.
- Arsip statis adalah arsip yang dihasilkan oleh pencipta
arsip karena memiliki nilai guna kesejarahan, telah habis retensinya, dan
berketerangan dipermanenkan yang telah diverifikasi baik secara langsung
maupun tidak langsung oleh Arsip Nasional Republik Indonesia dan/atau
lembaga kearsipan.
- Arsip terjaga adalah arsip negara yang berkaitan dengan
keberadaan dan kelangsungan hidup bangsa dan negara yang harus dijaga
keutuhan, keamanan, dan keselamatannya.
- Arsip umum adalah arsip yang tidak termasuk dalam
kategori arsip terjaga.
