Macam-macam Peralatan Kantor

1.MEJA KANTOR MODERA 

2.ALAT-ALAT KEBUTUHAN KANTOR

3. MESIN LAMINATING                                                                        4.MESIN PENGHITUNG UANG

5.INPUT DAN OUTPUT                                                                         6.PORTABLE

7.MESIN FOTO COPY

8.MINI PRINTER POS                                     9.PRINTER RECTANGULER

10.MESIN HITUNG OLEVETTI 1

Manajemen Perbekalan Kantor

A.MANAJEMEN PERBEKALAN

1.     Pengertian dan  istilah manajemen

      Manajemen perbekalan adalah unik karena ia merupakan salah aktivitas perusahaan yang tertua tetapi juga termuda. Aktivitas  perbekalan itu antara lain lokasi, fasilitas transportasi, inventarisasi, komunikasi, dan pengurusan dan penyimpanan telah dilaksanakan orang semenjak awal spesialisasi komersial. Tujuan perbekalan yakni menyampaikan barang jadi dan bermacam-macam material dalam jumlah yang tepat pada waktu yang dibutuhkan, dalam keadaan yang dipakai, ke lokasi dimana ia dibutuhkan dan dengan total biaya yang terendah.

2.     Perbekalan

            perbekalan adalah segala sesuatu benda atau barang yang terdapat pada suatu organisasi, perbekalan dinyatakan cukup bila segala benda atau barang yang dibutuhkan oleh masing-masing unsur organisasi tersedia pada waktu dan tempat yang dibutuhkan

3.     Fungsi manajer perbekalan

           Fungsi manajer perbekalan dalam operasional yaitu :

1.      Menyusun rencana kebutuhan perbekalan

2.      Mengadakan kebutuhan perbekalan

3.      Menyimpan perbekalan

4.      Memelihara perbekalan

5.      Menyalurkan perbekalan

6.      Menginventarisasikan perbekalan

7.      Menghapuskan perbekalan

8.      Mengendalikan perbekalan

B.FUNGSI DAN ORGANISASI PERBEKALAN

1.     Fungsi – fungsi perbekalan

             Dalam suatu organisasi atau instansi, pada umumnya  ada suatu unit perbekalan didalam organisasi atau instansi yersangkutan. Untuk menyelenggarakan tugas tersebut, unit perbekalan mempunyai fungsi sebagai berikut :

a.     menganalisa dan menyusun rencana kebutuhan perbekalan

b.     melaksanakan pengadaan perbekalan

c.     melaksanakan penyimpanan perbekalan

d.     merumuskan kebijaksanaan pemeliharaan perbekalan

e.     melaksanakan penyaluran perbekalan

f.       melaksanakan inventarisasi perbekalan

g.     merumuskan kebijaksanaan penghapusan perbekalan

h.     melaksanakan pengendalian perbekalan

2.     Organisasi unit perbekalan

                 Unit perbekalan dapat terdiri dari satuan-satuan sebagai berikut :

1.     Satuan analisa kebutuhan perbekalan

2.     Satuan pengadaan perbekalan

3.     Satuan penyimpanan dan pemeliharaan

4.     Satuan penyaluran

5.     Satuan inventarisasi dan penghapusan

6.     Satuan pengendalian

C.PERENCANAAN PENGADAAN PERBEKALAN

1.  Pengertian dan peranan perencanaan

      Perencanaan merupakan suatu fungsi penganalisaan, tujuan yang telah ditetapkan terlebih dahulu menjadi urutan tindakan yang sistematis

       Perencanaan merupakan suatu organisasi adalah suatu proses yang berkesinambungan, tidak akan pernah berhenti, karena organisasi akan terus menghasilkan tujuan-tujuan yang perlu dicapai oleh unit-unit pelaksananya

2.  proses perencanaan pengadaan perbekalan

      yang dimaksud dengan perbekalan adalah semua  barang yang diperlukan baik barang bergerak maupun barang tidak bergerak.

a.  barang bergerak dibagi menjadi dua yaitu :

   1.  barang habis dipakai

   2.  barang tak habis dipakai

b.  barang yang tak bergerak yaitu perbekalan yang tidak berpindah pindah.

3.     perencanaan barang bergerak

a.        barang  habis pakai

1.      menganalisa dan menyusun keperluan perbekalan sesuai dengan rencana kegiatan masing-masing satuan organisasi tiap bulan

2.      menyusun perkiraan  biaya yang dipelukan untuk pengadaan barang tersebut tiap bulan

3.      menyusun rencana pengadaan barang tersebut menjadi rencana triwulan dan kemudian menjadi rencana tahunan

b.        barang yang tidak habis pakai

1.      menganalisa dan menyisin keparluan perbekalan sesuai dengan rencana kegiatan masing –masing satuan organisasi serta memperhatikan perbekalan yang masih ada dan masih dapat dipakai

2. .memperhatikan biaya perbekalan yang direncanakan dengan memperhatikan  standard yang telah ditentukan.

                   3.Menetapkan skala prioritas menurut dana yang tersedia :urgensi kebutuhan dan menyusun                     rencana pengadaan tahunan.

D.PENGADAAN

1.      Pendahuluan

        Bila dilihat dari siklus fungsi-fungsi perbekalan maka tahap pertama fungsi perbekalan adalah rencana kebutuhan perbekalan. Tahap berikutnya yakni tahap kedua adalah semua kegiatan menyediakan barang-batang perbekalan untuk menunjang pelaksanan tugas seluruh organisasi. Pengadaan perbekalan meliputi semua barang-barang suatu organisasi dan itu mencakup barang-0barang bergerak terdiri dari barang –barang habis pakai dan barang –barang tidak habis pakai. Barang habis pakai misalnya kertas, tinta dan lain-lain, sedankan barang tidak habis pakai bergerak meliputi tanah dan gedung.

2.      Pengadaan tanah

3.      Pengadaan bangunan

4.      Pengadaan Perabot

5.      Pengadaan Kendaraan

6.      Pengadaan Alat-alat Kantor

7.      Pengadaan buku

8.      Pengadaan barang melalui bantuan

E.PENYIMPANAN

1.      Pendahuluan

                 Tiga hal penting yang pelru mendapat perhatian dalan rangka penyimpanan barang adalah : tempat keadaan, keamanan dan pemeliharaan. Tempat penyimpanan atau gudang harus memenuhi persyarataan-persyaratan tertentu, demikian pula keamanan barang, baik dari pencurian maupun dari cuaca harus mendapat perhatian. Demikian pula pemeliharaan yang memerlukan alat, biaya dan tenaga pelaksanaan tidak boleh dilupakan. Sekarang yang dimaksud dengan penyimipanan ialah kegiatam yang dilakukan untuk menapung hasil pengadaan barang –barang yang belum atau akan didistribusikan dan disimpan didalan gudang

2.      Gudang

                  Faktor –faktor yang perlu diperhatikan dalam merancang atau menentukan gudang ialah :

a.      lokasi Gudang

b.      Jenis-jenis Gudang

c.      Konstruksi Gudang

d.      Bentuk Gudang

e.      Keamanan Gudang

         

3.      Pelaksanaan penyimpanan

4.      Aliran di Gudang

5.      Pengelola Gudang

Pengertian Arsip

1.      Adapun yang dimaksud dengan “arsip” ialah : 

a.       Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh Lembaga-lembaga Negara dan Badan-
badan Pemerintahan dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan tunggal 
maupun berkelompok, dalam rangka pelaksanaan kegiatan pemerintahan ;

b.      Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh Badan-badan Swasta dan/atau 
perorangan, dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun 
berkelompok, dalam rangka pelaksanaan kehidupan kebangsaan. 
Perbedaan antara fungsi arip dalam tata Pemerintahan dan fungsi dalam kehidupan 
nasional terdapat dalam tugas Pemerintah yakni pengamanan dari pada 
pertanggungjawaban di bidang Nasional dan di bidang Pemerintahan. 

2.      Fungsi Arsip 

a.       Fungsi arsip membedakan  : 
 Arsip dinamis yang dipergunakan secara langsung dalam perencanaan, pelaksanaan, 
penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya atau dipergunakan secara 
langsung dalam penyelenggaraan administrasi Negara; 

b.      Arsip statis, yang tidak dipergunakan secara langsung untuk perencanaan, 
penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya maupun untuk penyelenggaraan 
sehari-hari administrasi Negara. 
Arsip merupakan sesuatu yang hidup, tumbuh, dan terus berubah seirama dengan tata 
kehidupan masyarakat maupun dengan tata pemerintahan. 

      Menurut Undang-Undang (UU) Nomor 43 Tahun 2009 mengenai Kearsipan, beberapa pengertian mengenai arsip dan kearsipan telah terangkum di dalam Bab I Ketentuan Umum Pasal 1. Berikut ini pengertian arsip dan kearsipan menurut UU No. 43 Tahun 2009:

1. Kearsipan adalah hal-hal yang berkenaan dengan arsip.
2. Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara.
3. Arsip dinamis adalah arsip yang digunakan secara langsung dalam kegiatan pencipta arsip dan disimpan selama jangka waktu tertentu.
4. Arsip vital adalah arsip yang keberadaannya merupakan persyaratan dasar bagi kelangsungan operasional pencipta arsip, tidak dapat diperbarui, dan tidak tergantikan apabila rusak atau hilang.
5. Arsip aktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya tinggi dan/atau terus menerus.
6. Arsip inaktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya telah menurun.
7. Arsip statis adalah arsip yang dihasilkan oleh pencipta arsip karena memiliki nilai guna kesejarahan, telah habis retensinya, dan berketerangan dipermanenkan yang telah diverifikasi baik secara langsung maupun tidak langsung oleh Arsip Nasional Republik Indonesia dan/atau lembaga kearsipan.
8. Arsip terjaga adalah arsip negara yang berkaitan dengan keberadaan dan kelangsungan hidup bangsa dan negara yang harus dijaga keutuhan, keamanan, dan keselamatannya.
9. Arsip umum adalah arsip yang tidak termasuk dalam kategori arsip terjaga.

      Sedemikian lengkap UU No. 43 Tahun 2009 ini mewadahi pengertian arsip dan kearsipan. Tinggal bagaimana penerapannya dalam pengelolaan arsip bagi kehidupan kebangsaan, organisasi, perusahaan dan perkantoran sehingga pada akhirnya dapat terwujud dunia kearsipan tanah air yang terkelola secara optimal, efektif dan efisien.

Pengertian Dokumen dan Dokumentasi

Dokumen adalah Segala benda yang berbentuk barang, gambar, ataupun tulisan sebagi bukti dan dapat memberikan keterangan yang penting dan absah.

Dokumentasi adalah Kumpulan dari dokmen-dokumen dapat memberikan keterangan atau bukti yang berkaitan dengan proses pengumpulan dan pengelolaan dokumen secara sistematis serta menyebar luaskan  kepada pemakai informasi tersebut.

Jenis - jenis Dokumen :
 1.  Menurut Jenisnya :

·         Dokumen Fisik  adalah dokumen menyangkyt materi ukuran, berat, tata letak, sarana, prasarana, dan sebaginya.

·         Dokumen Intelektual adalah dokumen yang mengacu tujuan, isi subjek, sumber, metode penyebaran, cara memperoleh, keaslian dokumen, dan sebagainya.

2.  Menurut Sifatnya :

·         Dokumen Tekstual adalah dokumen yang menyajikan informasi dalam bentuk tertulis. Misal: majalah, buku, katalog, dll.

·         Dokumen Nontekstual : adalah dokumen yang berisi beberapa teks. Misal : peta, grafik, gambar, rekaman, dll. 

     

3.  Menurut Literatur :

·         Dokumen Korporil adalah dokumen mencakup materi cetak, tidak tercetak, prasasti, dan benda seni yang disimpan di museum dan perpustakaan.

·         Dokumen Literer adalah bahan cetak dan non cetak yang mengandung informasi atau keterangan tertentu yang berguna.

     

4. Menurut Kepentingan dan khususnya :

·         Dokumen Pribadi adalah dokumen yang dikumpulkan oleh perorangan dan merupakan koleksi dokumen pribadi. Misal : barang antik.

·         Dokumen Ekonomi adalah dokumen berisi informasi tentang perkembangan perekonomian sutau bangsa dan negara. Misal : produk baru.

·         Dokumen Sejarah adalah dokumen berisi informasi sejarah peradaban dan kebudayaan suatu bangsa. Misal : Piagam Proklamasi.

·         Dokumen Kedokteran adalah dokumen berisi informasi tentang perkembangan ilmu kedokteran. Misal : dokumen obat-obatan.

·         Dokumen Pemerintahan adalah dokumen berisi informasi tentang ketatanegaraan suatu pemerintahan. Misal : Peraturan-peraturan, Perundang-undangan.

     

5. Menurut Dokumentasi : 

·         Dokumen Primer adalah dokumen berisi informasi tentang hasil penelitian asli atau langsung dari sumbernya. Misal : laporan.

·         Dokumen Sekunder adalah dokumen berisi informasi tentang literatur primer.

·         Dokumen Tersier adalah dokumen berisi informasi tentang literatur sekunder. Misal : buku.

6. Segi Fungsi :

·         Dinamis adalah dokumen yang dapat ipergunakan secara langsung dalam proses penyelesaian pekerjaan kantor.

·          Dinamis aktif. 

·         Dinamis semi aktif.

·         Dinamis in aktif.

·          Setatis adalah dokumen yang tidak dipergunakan secara langsung dalam pekerjaan kantor.

·         Dokumen koprol.

·         Dokumen Literal.

·         Dokumen Privat.

Someone LIke You

i heard, that your settled down. 
that you, found a girl and your married now. 
i heard that your dreams came true. 
guess she gave you things, i didn't give to you. 

old friend, why are you so shy? 
ain't like you to hold it back or hide from the light. 

i hate to turn up out of the blue uninvited. 
but i couldn't stay away, i couldn't fight it. 
i'd hoped you'd see my face & that you'd be reminded, 
that for me, it isn't over. 

nevermind, i'll find someone like you. 
i wish nothing but the best, for you too. 
don't forget me, i beg, i remember you said:- 
"sometimes it lasts in love but sometimes it hurts instead" 
sometimes it lasts in love but sometimes it hurts instead, yeah. 

you'd know, how the time flies. 
only yesterday, was the time of our lives. 
we were born and raised in a summer haze. 
bound by the surprise of our glory days. 

i hate to turn up out of the blue uninvited, 
but i couldn't stay away, i couldn't fight it. 
i'd hoped you'd see my face & that you'd be reminded, 
that for me, it isn't over. 

nevermind, i'll find someone like you. 
i wish nothing but the best for you too. 
don't forget me, i beg, i remember you say:- 
"sometimes it lasts in love but sometimes it hurts instead", yay. 

nothing compares, no worries or cares. 
regret's and mistakes they're memories made. 
who would have known how bittersweet this would taste? 

nevermind, i'll find someone like you. 
i wish nothing but the best for you. 
don't forget me, i beg, i remember you said:- 
"sometimes it lasts in love but sometimes it hurts instead" 

nevermind, i'll find someone like you. 
i wish nothing but the best for you too. 
don't forget me, i beg, i remembered you say:- 
"sometimes it lasts in love but sometimes it hurts instead" 
sometimes it lasts in love but sometimes it hurts instead, yay yeh yeah.