Pengertian Arsip

1.      Adapun yang dimaksud dengan “arsip” ialah : 

a.       Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh Lembaga-lembaga Negara dan Badan-
badan Pemerintahan dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan tunggal 
maupun berkelompok, dalam rangka pelaksanaan kegiatan pemerintahan ;

b.      Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh Badan-badan Swasta dan/atau 
perorangan, dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun 
berkelompok, dalam rangka pelaksanaan kehidupan kebangsaan. 
Perbedaan antara fungsi arip dalam tata Pemerintahan dan fungsi dalam kehidupan 
nasional terdapat dalam tugas Pemerintah yakni pengamanan dari pada 
pertanggungjawaban di bidang Nasional dan di bidang Pemerintahan. 

2.      Fungsi Arsip 

a.       Fungsi arsip membedakan  : 
 Arsip dinamis yang dipergunakan secara langsung dalam perencanaan, pelaksanaan, 
penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya atau dipergunakan secara 
langsung dalam penyelenggaraan administrasi Negara; 

b.      Arsip statis, yang tidak dipergunakan secara langsung untuk perencanaan, 
penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya maupun untuk penyelenggaraan 
sehari-hari administrasi Negara. 
Arsip merupakan sesuatu yang hidup, tumbuh, dan terus berubah seirama dengan tata 
kehidupan masyarakat maupun dengan tata pemerintahan. 

      Menurut Undang-Undang (UU) Nomor 43 Tahun 2009 mengenai Kearsipan, beberapa pengertian mengenai arsip dan kearsipan telah terangkum di dalam Bab I Ketentuan Umum Pasal 1. Berikut ini pengertian arsip dan kearsipan menurut UU No. 43 Tahun 2009:

1. Kearsipan adalah hal-hal yang berkenaan dengan arsip.
2. Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara.
3. Arsip dinamis adalah arsip yang digunakan secara langsung dalam kegiatan pencipta arsip dan disimpan selama jangka waktu tertentu.
4. Arsip vital adalah arsip yang keberadaannya merupakan persyaratan dasar bagi kelangsungan operasional pencipta arsip, tidak dapat diperbarui, dan tidak tergantikan apabila rusak atau hilang.
5. Arsip aktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya tinggi dan/atau terus menerus.
6. Arsip inaktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya telah menurun.
7. Arsip statis adalah arsip yang dihasilkan oleh pencipta arsip karena memiliki nilai guna kesejarahan, telah habis retensinya, dan berketerangan dipermanenkan yang telah diverifikasi baik secara langsung maupun tidak langsung oleh Arsip Nasional Republik Indonesia dan/atau lembaga kearsipan.
8. Arsip terjaga adalah arsip negara yang berkaitan dengan keberadaan dan kelangsungan hidup bangsa dan negara yang harus dijaga keutuhan, keamanan, dan keselamatannya.
9. Arsip umum adalah arsip yang tidak termasuk dalam kategori arsip terjaga.

      Sedemikian lengkap UU No. 43 Tahun 2009 ini mewadahi pengertian arsip dan kearsipan. Tinggal bagaimana penerapannya dalam pengelolaan arsip bagi kehidupan kebangsaan, organisasi, perusahaan dan perkantoran sehingga pada akhirnya dapat terwujud dunia kearsipan tanah air yang terkelola secara optimal, efektif dan efisien.